Er zijn van die klussen in je bedrijf die je op de automatische piloot doet. De facturen aan het eind van de maand. Een nieuwe klant klaarzetten. Dat lijstje dat je elke week bijwerkt. Je denkt er niet meer over na, je doet het gewoon. En juist daarom weet je waarschijnlijk niet precies hoeveel stappen erin zitten.
Zolang jij alles zelf doet, merk je daar weinig van. Het gaat schuren zodra je zo’n klus wil overdragen of automatiseren, want dan blijkt dat het hele proces alleen in jouw hoofd bestaat. Daarom begint elke automatisering op dezelfde plek: je bedrijfsproces in kaart brengen. Eerst zien wat er nu echt gebeurt, dan pas beslissen wat een systeem van je overneemt.
In bedrijfsprocessen automatiseren schreef ik al waarom die volgorde zo belangrijk is: eerst het proces, dan de tool. In deze blog werk ik dat eerste deel helemaal uit. Vier stappen, een leeg vel papier, en je bent er een uurtje mee bezig.
Wat betekent je bedrijfsproces in kaart brengen?
Een bedrijfsproces is een vaste reeks stappen met een duidelijk begin en eind. Iemand betaalt, en daarna volgt een rij handelingen tot de klant welkom is geheten en aan de slag kan. De maand loopt af, en daarna volgt een rij handelingen tot elke factuur de deur uit is. Je bedrijfsproces in kaart brengen betekent dat je die rij zichtbaar maakt: welke stappen zijn het, in welke volgorde, en wie of wat voert ze uit.
Het resultaat lijkt op een stroomdiagram, maar laat je door dat woord niet afschrikken. Blokjes met pijlen ertussen op een vel papier zijn genoeg. Het schema hoeft nergens aan te voldoen, zolang het proces maar uit je hoofd op papier komt.
Eén afbakening vooraf. Gaat het proces dat je wil uittekenen over de route die een klant bij jou aflegt, van eerste kennismaking tot blijvende klant, kijk dan bij klantreis in kaart brengen. Daar teken je die hele route uit in vijf fases. Hier gaat het om één los proces, en dat kan van alles zijn: je facturatie, je administratie, het inplannen van afspraken, het publiceren van je content.
Waarom uittekenen vóór je gaat bouwen
De verleiding is groot om deze stap over te slaan. Uittekenen voelt als uitstel, een tool instellen voelt als vooruitgang. Maar een proces dat je zelf niet scherp hebt, kun je ook niet overdragen aan een systeem. Je automatiseert dan je eigen aannames, inclusief de stappen die eigenlijk nergens voor dienen.
Op papier gebeurt er iets anders. Je ziet welke stappen echt vast zijn en welke elke keer nét anders gaan. Je ziet waar jij handmatig ingrijpt en waar het proces op jouw geheugen leunt. En bijna altijd staat er iets tussen waarvan je denkt: waarom doe ik dit eigenlijk nog? Dat overzicht levert vaak meer op dan de automatisering zelf.
Technische kennis heb je hier niet voor nodig, en voor het automatiseren daarna trouwens ook nauwelijks. Dat idee zit meer ondernemers in de weg dan de techniek zelf, daar schreef ik eerder over in automatiseren zonder technische kennis.
Je bedrijfsproces in kaart brengen in 4 stappen
Pak een leeg vel, een whiteboard of een leeg document. Meer heb je niet nodig.
Stap 1: kies één proces en baken het af. Niet je hele bedrijf, één proces. Kies de klus die je het meeste tijd of ergernis kost, want daar levert dit het meest op. Geef het proces een duidelijk begin en eind: van “klant betaalt” tot “klant heeft toegang en de eerste mail ontvangen”. Zonder die afbakening blijft je kaart uitdijen.
Stap 2: schrijf de stappen op zoals ze nu echt gaan. Ook als je weet dat het slimmer kan. Loop het proces in gedachten door alsof je het vandaag uitvoert, en noteer per stap wat er gebeurt, wie het doet en in welke tool. De kleine dingen tellen mee: het factuurnummer opzoeken is een stap, een adres kopiëren ook. Juist die kleine stappen verdwijnen als eerste uit je hoofd.
Stap 3: markeer het handwerk en de uitzonderingen. Zet een kringetje om elke stap die jij nu met de hand doet. Schrijf bij elke stap ook de uitzonderingen op: “behalve als iemand in termijnen betaalt”, “behalve bij een zakelijke klant”. Die uitzonderingen zijn goud waard, want dat zijn precies de plekken waar een automatisering later stukloopt als je ze nu overslaat.
Stap 4: beslis per stap wat ermee gebeurt. Loop de kaart langs en kies per stap uit drie opties: schrappen, versimpelen of automatiseren. In die volgorde. Een stap die niets meer toevoegt hoeft geen automatisering, die kan weg. Een stap die alleen bestaat omdat het altijd zo ging, kan vaak simpeler. Wat overblijft valt in twee soorten uiteen: vaste stappen zonder denkwerk, die zijn klaar om te automatiseren, en stappen waar oordeel of tekst in zit. Voor die laatste groep is ai automatisering interessant, of je houdt ze bewust bij jezelf.
Meer is je bedrijfsproces in kaart brengen niet. Je hebt nu op één vel staan wat eerst alleen in je hoofd zat, inclusief de plekken waar de winst zit.
Hoe dat eruitziet in de praktijk
Een klant van mij tekende haar facturatie uit, een klus waar ze naar eigen zeggen een middag per maand aan kwijt was. Op papier bleken het elf stappen te zijn. Zeven daarvan deed ze met de hand, van de uren opzoeken tot de betalingsherinnering versturen. En twee stappen bestonden alleen omdat het altijd zo ging: ze mailde elke factuur ook nog los als pdf, terwijl haar boekhoudprogramma dat allang zelf deed.
Die twee stappen konden meteen weg. Vier van de zeven handmatige stappen bleken vaste herhaling en zijn inmiddels geautomatiseerd. Wat overbleef is het deel waar ze zelf naar wil kijken: de uren controleren voordat de factuur eruit gaat. De middag per maand is terug naar een half uur, en het enige gereedschap was een vel papier.
Eerst de kaart, dan de bouw
Je bedrijfsproces in kaart brengen kost je een uurtje eerlijk kijken naar hoe je werkt. De kaart die je overhoudt bepaalt alles wat daarna komt: wat je schrapt, wat je versimpelt en wat je laat overnemen door een systeem. Daarna automatiseer je gericht, in plaats van maar wat te proberen. Welke processen zich daar het best voor lenen en hoe je vervolgens je tools kiest, staat in de pijler over bedrijfsprocessen automatiseren.
Wil je hier een tweede paar ogen bij? Ik teken met ondernemers de achterkant van hun bedrijf uit en richt de automatisering zo in dat alles logisch samenwerkt. Neem gerust contact op als je wil sparren over welk proces bij jou als eerste op papier moet.