Je weet dat automatiseren je rust en tijd zou opleveren. Toch blijft het vaak liggen. Niet omdat je het nut er niet van ziet, maar omdat het voelt als iets voor later. Of voor mensen die “handiger zijn met techniek”. Dus doe je het nog steeds zelf. Je stuurt mails handmatig. Geeft toegang als je eraan denkt. Zet ergens een reminder voor jezelf. En tussendoor schiet je steeds even achter je laptop om iets af te handelen wat eigenlijk altijd hetzelfde is.
Het werkt. Tot het drukker wordt.
Hier is het ding: het idee dat je “technisch” moet zijn om te kunnen automatiseren, is de grootste blokkade. In dit artikel lees je wat automatiseren echt betekent, waarom het minder ingewikkeld is dan je denkt, en welke drie tools je nodig hebt om te starten. Ook krijg je een praktische mini-checklist om te bepalen of jij klaar bent om te beginnen.
Wat automatiseren eigenlijk is (en wat niet)
Veel ondernemers denken bij automatiseren aan ingewikkelde systemen en technische instellingen. In werkelijkheid gaat het bijna altijd om simpele, herhaalbare dingen die nu nog volledig afhankelijk zijn van jou. Dat zijn vaak helemaal geen spannende processen. Ze worden alleen spannend gemaakt doordat ze handmatig blijven. Automatiseren betekent in de basis maar één ding: dat je vaste stappen niet elke keer opnieuw hoeft te doen en dat deze automatisch worden uitgevoerd.
Denk hierbij aan:
- Je afspraakbevestigingen gaan automatisch de deur uit.
- Je weggever wordt verstuurd zonder dat jij hoeft mee te kijken.
- Je klant ontvangt toegang direct na betaling.
- Nieuwe leads komen vanzelf in je e-maillijst terecht.
Je hebt hier geen technische achtergrond voor nodig. Je moet alleen eerst bepalen welke stappen je wilt automatiseren om vervolgens een keuze te maken in welke tool daar voor moet gaan zorgen. De volgorde waarin je deze dingen oppakt zijn uiteindelijk het belangrijkste.
Wat heb je nodig om te kunnen automatiseren?
Automatiseren werkt pas goed als je fundament klopt. Dat fundament bestaat in principe uit drie onderdelen:
- De tools: Welke tools mogen dit gaan verzorgen? Je kiest één tool per taak.
- De klantreis: Welke stappen doorloopt iemand voordat hij klant wordt, en wat gebeurt er daarna? Als dit helder is, weet je waar je moet automatiseren.
- De processen: Welke processen zijn er allemaal gaande achter de schermen? En welke onderdelen daarvan vragen nog jouw inspanning?
Mini-checklist: ben jij klaar om te automatiseren?
Je bent klaar om te starten als je één of meer van deze punten herkent:
- Je doet wekelijks dezelfde handelingen.
- Je weet dat klanten bepaalde informatie standaard nodig hebben.
- Je vergeet soms iets omdat het handmatig moet.
- Je wilt minder randzaken en meer tijd voor inhoudelijk werk.
- Je bedrijf voelt professioneler dan je huidige achterkant laat zien.
Als je hier drie keer ja op zegt, dan is automatiseren niet alleen mogelijk, maar verstandig.
Dit zijn de tools die ik het meest inzet in automatiseringstrajecten. Ze zijn niet alleen betrouwbaar – ze werken ook logisch samen.
Tool 1: MailBlue – centrale plek voor automatiseringen
Als je wilt automatiseren, kun je eigenlijk niet om e-mail marketing heen. Het is in de meeste gevallen de plek waar alles samenkomt. Door het inzetten van e-mail marketing kan je je bedrijf opschalen, leads verzamelen en opvolgen en veel processen automatisch laten verlopen. Met een emailmarketing software kan je geautomatiseerde mails versturen nadat iemand jouw product of dienst heeft gekocht of nadat ze jouw gratis weggever hebben aangevraagd. Daarna worden zij door middel van vooraf ingestelde mails op de hoogte gehouden en opgevolgd. Dit hoef je allemaal maar 1x in te stellen en daarna hoef je er in principe niet meer bovenop te zitten.
Ik werk zelf met MailBlue, de Nederlandse variant van ActiveCampaign met Nederlandse support. Hiermee kan je op een overzichtelijke manier automatiseringen bouwen, je contacten duidelijk segmenteren en het is gemakkelijk te koppelen aan andere systemen. Door het bijvoorbeeld te koppelen aan betaalsystemen zoals Woocommerce, Kennis.Shop of Plug&Pay kan je eenvoudig bijhouden wie al iets bij je heeft gekocht en op basis daarvan bepaalde mails juist wel of niet versturen.
MailBlue kan dus veel. Maar het belangrijkste is dit: het haalt opvolging uit je hoofd. En precies daar zit de winst van automatiseren.
Probeer Mailblue nu gratis 14 dagen uit via deze link en ontdek hoe automatiseringen voor rust kunnen zorgen.
Tool 2: afspraken plannen met Calendly of TidyCal
Afspraken plannen is zo’n proces dat vaak onnodig veel tijd kost. Heen en weer mailen, bevestigingen sturen, reminders vergeten. Terwijl dit juist een stap is die zich perfect laat automatiseren. Met een online afsprakentool laat je iemand zelf een moment in jouw agenda kiezen, binnen de beschikbaarheid die jij vooraf instelt. De afspraak wordt automatisch ingepland, bevestigd en eventueel herinnerd. Jij hoeft er niet meer tussen te zitten.
Belangrijk daarbij is dat afspraken geen los proces zijn. In een goede klantreis krijgt iemand pas een planningslink op het juiste moment, bijvoorbeeld na het invullen van een intake. Zo voelt plannen logisch en professioneel, en hoef jij er niet achteraan.
Zowel Calendly als TidyCal werken op deze manier. Je koppelt ze aan je Google- of Outlook-agenda, zodat dubbele boekingen worden voorkomen. Bevestigingen en reminders gaan automatisch de deur uit en afspraken worden direct in beide agenda’s gezet.
TidyCal is een fijne keuze als je eenvoud belangrijk vindt en geen abonnement wilt. Je betaalt eenmalig en kunt onbeperkt verschillende soorten afspraken aanmaken. Een directe koppeling met MailBlue ontbreekt, maar via Zapier is dat eenvoudig op te lossen.
👉 TidyCal eenmalig aanschaffen? Bekijk hier de tool.
Calendly kan in de basis hetzelfde, maar is vooral interessant als je afspraken direct wilt laten doorstromen naar je e-mailsysteem. De gratis versie is prima om te starten, al zitten daar wat beperkingen aan.
👉 Calendly gratis proberen? Maak hier een account aan.
Tool 3: betalingen met Kennis.shop of Plug&Pay
In veel gevallen is de betaling het moment waarop alles begint. Iemand rekent af en vanaf dat punt moet de rest automatisch in gang worden gezet. Een bevestigingsmail, toegang tot wat is gekocht, eventueel een intake of vervolgstap. Zonder dat jij daar nog tussen hoeft te zitten. Daarom wil je een betaalsysteem dat niet alleen betalingen verwerkt, maar ook goed samenwerkt met je e-mailsoftware en andere tools. De betaling is namelijk geen los moment, maar de trigger van je klantreis.
Met tools zoals Kennis.shop en Plug&Pay kun je dit proces automatiseren. Iemand betaalt via een betaalpagina en het systeem weet direct wat de volgende stap is. Denk aan het starten van e-mails in MailBlue, het geven van toegang tot een product of het klaarzetten van vervolgstappen.
Het grote voordeel hiervan is dat je geen losse facturen meer hoeft te sturen en niet handmatig hoeft te controleren of iemand heeft betaald. Alles loopt automatisch door, precies op het juiste moment. Dat maakt de start van een samenwerking rustiger en consistenter, zowel voor jou als voor je klant.
Betalingen goed automatiseren vraagt niet per se om ingewikkelde funnels, maar wel om een heldere klantreis. Je moet weten wat er moet gebeuren nádat iemand betaalt, zodat het systeem dat voor je kan overnemen.
Met Kennis.Shop kun je snel starten zonder technische setup. Je maakt een betaalpagina, koppelt die aan je e-mailsoftware en vanaf dat moment kan een nieuwe samenwerking automatisch beginnen. Facturen hoef je niet meer handmatig te sturen en je hoeft ook niet te controleren of iemand heeft betaald. Dat scheelt tijd en voorkomt fouten. Wat Kennis.shop vooral sterk maakt, is dat alles overzichtelijk blijft. Betalingen, toegang en opvolging zitten logisch in elkaar zonder onnodige complexiteit. Je kunt werken met losse producten, trajecten, abonnementen of termijnbetalingen en alles sluit direct aan op je klantreis.
Wat kost een Kennis.shop licentie? Ontvang hier 100 euro korting!
Kennis.Shop werkt tegenwoordig met één helder abonnement waarin je alle functies onbeperkt kunt gebruiken. Geen levels, geen verborgen beperkingen. Je betaalt een vaste licentie + de transactiekosten van Stripe.
Ben jij helemaal enthousiast over Kennis.Shop en wil je graag een licentie? Lucky you! Ik ben partner van Kennis.Shop en daarom kan ik jou € 100 korting geven op een licentie.
- Gebruik kortingscode VIASOPHI5OXU.
- Liever eerst gratis uitproberen? Geen probleem! Je kan Kennis.shop gratis uitproberen door hier te klikken op deze link en ervaar hoe makkelijk verkopen kan zijn.
Plug&Pay werkt vanuit hetzelfde principe, maar is vooral interessant als je veel wilt doen met upsells, kassakoopjes en uitgebreide salesflows. Het systeem is sterk geïntegreerd met tools als Huddle en Phoenix en biedt veel mogelijkheden om betalingen onderdeel te maken van een funnel. Daar staat tegenover dat de kosten hoger liggen en je bij groei sneller moet upgraden.
Wil je liever Plug&Pay gratis 14 dagen testen? Klik dan hier!
Welke tool het beste past, hangt af van hoe uitgebreid je verkoopstructuur is. Wil je snel en overzichtelijk verkopen en je klantreis automatisch laten starten, dan is Kennis.shop voor veel ondernemers de meest toegankelijke keuze. Wil je meer sturen op conversie en meerdere betaalmomenten in één flow, dan kan Plug&Pay beter aansluiten.
Wil jij beginnen met het automatiseren van je bedrijf?
Automatiseren hoef je niet groot te maken. Begin klein en logisch met de volgende stappen:
- Kies één proces om te automatiseren
- Schrijf de huidige stappen uit: Wat gebeurt er wanneer, en door wie?
- Koppel de juiste tool
- Automatiseer alleen de vaste onderdelen: Niet alles hoeft automatisch. Begin met wat tijd oplevert of fouten voorkomt.
- Testen, testen, testen… Werk jezelf door de hele flow heen en blijf testen of de flow doet waar jij het voor bedoelt hebt.
Heb je hier hulp bij nodig?
Als je merkt dat je vastloopt in de techniek of geen overzicht hebt waar je moet beginnen, dan kan ik je hierbij helpen. Ik richt je e-mailmarketing en funnels in MailBlue en aanverwante systemen zo in dat alles logisch samenwerkt en automatisch loopt. Jij houdt de regie en levert de inhoud, ik regel de achterkant en de techniek.
👉 Lees hier hoe ik je kan helpen met jouw e-mailmarketing & funnels. of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.
